我们每天无意中做的事情——比如把文件留在复印机里，或者在电脑显示器上让别人看到——可能会对个人隐私和校园计算资源造成严重风险. 草率的办公室安全措施, 如不当丢弃含有敏感和机密信息的文件, 密码共享, 或者不锁电脑就离开办公室会导致信息安全漏洞. 防止未经授权的用户访问您的计算机, 或者不知道机密信息, 遵循下面列出的建议. 记住，良好的办公室安全措施需要的不仅仅是锁门!
我们处理打印文档的方式经常被忽视，可能会带来严重的安全风险. 以下是一些最佳做法:
- 在丢弃包含机密或个人信息的文件时，使用碎纸机或纸浆碎纸机. 记住，撕成碎片的文件可以很容易地重新组装.
- 不要把包含个人或机密信息的文件放在桌上.
- 记得把存放人事文件的文件柜锁上.
- 在将机密文件发送到打印机后立即检索它们.
- 留在复印处，确保所有的原件和复印件都被及时移除.
- 不要将任务委派给学生或其他未被授权查看文档内容的人.
- 永远不要让机密和敏感文件无人看管. 不使用时, 或者你必须离开办公室, 把它们锁在文件柜或抽屉里.
虽然很少考虑，但糟糕的工作站位置可能会产生安全问题. 遵循以下建议，为你的工作站设置一个安全区域:
- 将用于保存机密记录和文件的工作站放在上锁的办公室或很少有人去的地方, 安全领域.
- 每次离开工作站的时候都把它锁上. (Ctrl-Alt-Delete > 锁定计算机. 当返回, 按ctrl - alt - delete键，如果没有显示，请输入用户名和密码).
- 不要离开位于中心位置的工作站，因为屏幕上仍然可以看到机密文件.
- 对于事务性终端, 每次交易结束时都要关闭屏幕，永远不要把最后一笔交易留在眼前.
保护安全和保密意味着要考虑所有包含信息的电子媒介, 并且安全地处理它们. 以下是一些有用的建议:
- 当你离开电脑的时候，即使是很短的一段时间，也要把它锁起来! 新闻 Ctrl + Alt + Delete + Enter (or Ctrl + Alt + Delete 然后点击 锁定计算机 按钮). 要解锁计算机，请按 Ctrl + Alt + Delete 然后输入您的网络密码.
- 在将每个工作站的硬盘重新部署给其他员工或其他部门之前，请安全地擦除硬盘驱动器.
- 在处理之前，安全擦除每个退役工作站的硬盘驱动器.
- 将包含机密信息的cd和Zip磁盘存储在锁定或安全的位置.
- 了解你所在部门澳门新葡京博彩使用USB存储设备的政策.
部门的电子邮件和语音信箱非常方便，因为它们可以成为学生请求的集中信息存储, 问题, 以及其他部门信息. 但是那些被允许进入的人员, 读, 视图, 或者听到这个机密信息应该深思熟虑.
- 当收到任何机密及/或敏感的学生资料时，只有获授权人士才可进入邮箱, 例如ssn, 经济援助信息, 或者澳门新葡京博彩成绩的敏感问题.
- 学生助理不应该有权访问可能包含机密信息的部门邮箱.
- 员工不应该“共享”密码.
- 负责检索部门邮箱内容的个人应具有处理机密信息的权限和批准.
- 从部门邮箱检索后, 包含机密信息的邮件应该小心处理. 它们不应该转发给没有权限访问机密信息的任何人. 和, 如果印刷, 它们不应留在打印机或桌子或柜台上，因为这些地方可能被未经授权的人访问.
- 机密信息不应放在公共文件夹中.