电子邮件 Frequently Asked Questions

管理访问权限

There is no change in how you access your email. 只需单击任务栏上的Outlook图标，并使用您今天使用的相同登录凭据.

学生、教师和工作人员都将使用相同的URL访问电子邮件 mymail.bayamonworkingtools.net.

是的. 迁移到Office 365 Outlook不会影响或改变您的MyCalStateLA ID帐户.

学生不需要定期更改密码. 然而, 如果您的电子邮件帐户被未经授权的个人输入，建议您更改密码, 密码不够强，无法防止他人获取或猜测, or you have posted or shared it with others.

教职员工仍将遵循相同的校园密码标准，并在系统通知时更改密码.

检索或重置密码的自助服务过程保持不变. 参观 MyCalStateLA ID 网站并选择管理您的帐户以获取更多信息. For additional help, please contact the ITS服务台.

通过校园身份和访问管理(IAM)系统自动创建新邮箱. 当学生申请大学时，该系统自动从GET检索学生信息. 当人力资源管理输入新的员工数据时，从HCM创建教师和员工邮箱. 一旦GET和HCM中的帐户被终止，对邮箱的访问也将终止. 对学生来说，从毕业之日起有一年的宽限期. 对于教职员工，访问将在雇佣结束的同一天终止.

您可以查看两个校园帐户，但每个帐户都需要单独登录. 你也可以查看你的校园邮箱和个人邮箱, 但前提是您的个人邮件应用程序允许这样做. 执行此操作的步骤因您的邮件帐户而异. 各种Outlook版本的说明可在 微软 网站.

Training resources are available on the 电子邮件 页面.

为了防止可能的信息安全漏洞，所有大学文件包含 Level 1 Confidential Data 和 Level 2 Internal Use Data 必须始终加密-在您的台式机或笔记本电脑上休息, during transport on electronic storage devices, 和 in email messages as attachments. 通过点击文件信息，文档可以在微软应用程序中轻松加密, 保护文档, 和 then Encrypt with a password. 加密变得至关重要，因为未加密的附件在互联网上很容易受到黑客的攻击. 解密附件的密码应始终通过电话或其他电子邮件提供给收件人.

Office 365 Outlook Features 和 Functions

单个邮箱存储容量已大幅增加到25 GB.

有两种保存电子邮件的方法——存档或太平洋标准时间. 归档将电子邮件从服务器中删除，并将其保存在用户的计算机上. 太平洋标准时间 saves the emails on a server. 这两种方法中的任何一种都让用户有机会查看他们的消息并删除旧消息, 电子邮件字符串中重复的信息或时间框架已过期的信息, such as announcements 和 invitations. 这也是组织消息的好时机，以便将来可以轻松地检索它们. 一些用户可能存档或太平洋标准时间所有文件的学术或日历年, while others may 存档 completed projects, classroom materials or other pertinent categories.

存档邮件:

  1. 点击 文件 并选择 信息 在左侧窗格中.
  2. 点击 清理工具 并选择 存档.
  3. 确保 存档 this folder 和 all subfolders option 被选中.
  4. 从列表中选择要归档的文件夹(例如.g.收件箱).
  5. 设置日期 存档s items older than 列表.
  6. 打勾 Include items with "Do not Auto存档" checked if you would like to 存档 all messages.
  7. 点击 浏览 来指定你的 存档.太平洋标准时间 文件将被保存.
  8. 点击 OK 存档文件.

创建 .太平洋标准时间文件:

  1. 单击 文件 TAB键并选择 选项.
  2. 然后,单击 先进的 从左边菜单中.
  3. 下 出口 ,点击 出口.
  4. 点击 导出到文件 并点击 下一个.
  5. Select Outlook数据文件 (.点击)，然后单击 下一个.
  6. Select the folder that you would like to export the .太平洋标准时间文件导入(e).g.收件箱).

注意:如果您想导出所有文件夹, 在步骤6中的顶级文件夹中选择帐户用户名，以包含所有邮件, 日历, 联系人, 等. 确保 包括子文件夹 复选框被选中. 点击 下一个 继续. 点击 浏览 选择要保存Outlook数据文件的位置(.太平洋标准时间) 和 enter a file name. 点击 OK to complete the file export.

有三个限制可能会影响一些用户:

  • Messages are limited to 25 MB. 任何邮件或任何附件超过25 MB的邮件将被阻止. 发送者将需要通过分割内容或通过其他方式分发来最小化消息. If an incoming message is greater than 25 MB, it will not be delivered to your mailbox, 和 the sender will receive a non-delivery message.
  • Total mailbox size is limited to 25 GB. 当前的邮箱比以前的2 GB限制有了很大的增加. 但是，我们鼓励所有用户积极管理他们的邮箱. 删除字符串中较早的消息，只保留包含所有消息的较晚副本. Delete conversational messages, 或过去的事件通知或根据大学记录保留计划不需要保留的任何消息. 创建 .太平洋标准时间 文件或 存档 messages on an annual or semi-annual basis.
  • 广播消息限制为500个或更少的收件人. 大型分发邮件的发件人必须将收件人数量保持在499或以下，以便发送邮件. 如果分布达到或超过500，则没有收件人将收到该消息.

是的. 当前日历功能没有变化，个人日历中的所有数据都已迁移到Office 365 Outlook中.

是的. 您当前的联系人完整地迁移到新的Outlook. 地址本图标显示在主工具栏的右侧.

公用文件夹没有迁移到Office 365 Outlook，因为其功能与以前的公用文件夹非常不同. 相反，所有活动的公共文件夹都迁移到了SharePoint.

Access to the Public Folders is through the MyCalStateLA门户. After logging in to the portal,点击 Office 365公用文件夹 on the Quick Launch menu in the left sidebar.

是的, there is no change to this feature.

是的, the search feature is still available. But some users have experienced problems. If you are using the client version, 问题可以通过与ITC或ITS帮助台联系进行更新来解决. 如果您使用的是OWA版本，则该问题只能由微软纠正. 校园已经向微软提出了更新的请求.

Attachments on the client version remain the same. 如果使用OWA，则无法从默认预览窗格附加文档. 例如, 如果您正在回复邮件并希望附加文档, 您必须首先在新窗口中打开消息，然后“插入”文档. You can open a new window by clicking on the dots(...) in the upper right corner of the message.

  • 单击 设置按钮 设置图标  located in the top right corner, then select 选项 从下拉菜单中.
  • Select 组 from the menu on the left.
  • 下 distribution 组 I own ，选择 添加图标  button to create a new distribution group.

在创建通讯组列表时，请记住，每封邮件的收件人限制为500人. 建议您将分发限制在499个，以确保成功传播. 收件人姓名应始终输入在密件抄送:字段中，而不是在收件人:或抄送:字段中.

但是鼓励校园在发送大量分发信息时使用良好的判断力，因为许多收件人可能认为不相关的内容是垃圾邮件. 用户可参考 ITS-1000-G电子通信用户指南 第4节.5、电子邮件广播的最佳做法和要求.

在Office 365 Outlook中，每条邮件的收件人限制为500人. If a message distribution exceeds that limit, 该消息将被阻止，并且没有任何收件人将收到该消息. 建议将广泛分发消息限制为每条消息499个收件人，以确保成功传输.

所有的电子邮件广播必须对校园社区产生影响, cannot be communicated as efficiently by any other means 和 must relate to at least one of the following: 1) official University business; 2) emergency notifications (e.g., building or street closures, 停电, evacuations); 3) medical, health or safety issues; or 4) m和atory training. 电子邮件广播必须得到部门副总裁或指定代表的批准. 除了, 信息在发送前应由通讯和公共事务办公室审查.

用户可参考 ITS-1000-G电子通信用户指南 第4节.5, 电子邮件 Broadcast for specific guidelines.

可以，您可以通过单击控件更改各种设置和选项 Office 365设置 图标 设置图标 at the top right corner, adjacent to your name.

  • 登录你的邮箱.
  • 点击  in the upper-right h和 corner.
  • Select 选项.
  • Navigate on the left h和 side 并选择 阻止或允许.
  • 下 垃圾邮件设置 :
    • 启用:
      • 选择 Automatically filter junk email.
    • 禁用:
      • 选择 Don’t move email to my Junk 电子邮件 folder.
  • In lower right corner,点击 保存.

  • 登录Office 365. 单击 Office 365 设置 图标 设置图标 at the top right corner 并选择 选项.
  • Select account from the left navigation menu. Your account information will be displayed.
  • At the bottom of the 页面,点击 编辑信息.
  • 将出现一个新窗口，允许您编辑帐户信息.
  • 点击 照片 from the left navigation menu 并点击 改变.
  • 点击 浏览 并选择 your image, then click 开放.
  • 点击 保存 to apply the image to your Office 365 profile.

要在签名中添加图像或徽标，请按照以下步骤操作:

  • 将您想要使用的图像上传到公共访问URL(例如.g., an unrestricted online album). Then, right-click the image 并选择 复制.
  • 登录Office 365. 单击 Office 365 设置 图标 设置图标 in the top right corner 并选择 选项.
  • 如果出现提示，单击以选择您确定要离开该页的选项.
  • 点击 设置 from the left navigation menu; the 邮件设置 页面将被显示。.
  • 在 电子邮件签名 编辑框，按 (Ctrl + V) to paste the image file you just copied.
  • 将图像移动到所需的位置，并在控件中调整大小和形状 电子邮件签名 编辑框.
  • 检查 自动在我发送的信息中包含我的签名 option. 确保 HTML 是从 Compose message in this format 列表. 点击 保存.
  • 最后，发送一封电子邮件(从OWA)到任何电子邮件地址以检查结果.

大学建立了所有视觉和印刷材料必须遵守的身份标准. 参观 加州州立大学洛杉矶品牌 site for detailed guidelines, 或向通讯和公共事务办公室提出任何问题, ext. 3-2780.

单击 Office 365设置 图标 设置图标 in the top right corner 并选择 显示设置. 在消息列表下单击隐藏预览文本以将其从预览窗格中删除.

在Office 365工具栏的右侧寻找你的名字.  点击 向下的箭头 和 打开另一个邮箱.

台式机和笔记本电脑

有关如何为您的个人计算机获取Office 365应用程序的信息, see the 微软 Office 365 ProPlus section of the Software Request for Personal Computers 页面.

平板电脑和智能手机

您将需要更新您的设置，设置可能因设备而异. ITS is providing links to 微软的引用 这将引导您完成从多个电子设备访问邮件的步骤. 在相应的字段中输入以下信息:

电子邮件地址: (电子邮件保护)

用户名: (电子邮件保护)

Password: (your current password)

服务器:前景.office365.com

领域:(留空)

如果您遇到问题，请拨打3-6170与ITS帮助台联系. 有些设备需要额外的步骤或不同的输入, 和 the Help Desk staff is prepared to assist.

是的，但每种型号的智能手机必须有不同的配置. ITS is providing links to 微软的引用 这将引导您完成从多个电子设备访问邮件的步骤. 在相应的字段中输入以下信息:

电子邮件地址: (电子邮件保护)

用户名: (电子邮件保护)

Password: (your current password)

服务器:前景.office365.com

领域:留空)

在创建到邮箱的连接后，您连接到帐户的设备将在Web上的Outlook中显示为已连接的设备.

要查看已连接到帐户的设备，请在Web上的Outlook中单击“设置”  > View all Outlook 设置 > General > Mobile devices

有关如何管理设备的说明，请访问 移动设备选项 页面.